Johdanto arrow Luovutusprosessin käynnistäminen
Luovutusprosessin käynnistäminen

Yhteistyö

Arkistolaitos kerää säännöllisesti tietoja viranomaisten hallussa olevista asiakirjamääristä, sisällöstä ja iästä, ja vertaa niitä hallussaan oleviin asiakirjoihin, sekä arvioi tältä pohjalta laajemmin siirtoikäisten asiakirjojen määrää ja käyttötarvetta. Aloitteen asiakirjojen luovuttamisesta tekee viranomainen tai arkistolaitoksen yksikkö. Viranomainen voi kääntyä arkistolaitoksen puoleen, kun se arvioi hallussaan olevan luovuttamisen edellytykset täyttäviä asiakirjoja. Luovutusaloitteen taustalla on usein se, että viranomainen haluaa luopua yli 40 vuotta vanhoista, tehtävien hoidossa tarpeettomista asiakirjoistaan. Lähtökohtana voi olla myös esimerkiksi viranomaisen organisaatiomuutos, muutto uusiin toimitiloihin taikka arkistolaitoksen tekemä tarkastus tai erityinen tiedustelu luovutustarpeesta.

Siirtävän viranomaisen ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön yhteistyö on keskeinen osa arkistoluovutusten suunnittelua ja toteutusta. Luovutusprosessi etenee tiiviissä yhteistyössä. Luovutuksen käynnistämisvaiheessa viranomainen sopii arkistolaitoksen vastaanottavan yksikön kanssa yksityiskohdista. Luovutusprosessissa viranomaisen apuna ja yhteyshenkilönä arkistolaitoksessa toimii luovutukselle nimetty ohjaaja.

Joissakin tapauksissa yksityishenkilön haltuun on saattanut päätyä viranomaisasiakirjoja. Tällaiset asiakirjaluovutukset edellyttävät aina yhteydenottoa vastaanottavaan arkistolaitoksen yksikköön. Tällöin luovutuksen ohjaajan kanssa käydään läpi yleisesti aineiston luonne ja varmistetaan oikea vastaanottajataho. Saatujen tietojen perusteella selvitetään myös, sisältyykö vastaavaa aineistoa jo entuudestaan arkistolaitoksen kokoelmiin.

 

Sijoituspaikka

Keskusvirastojen asiakirjat luovutetaan pääsääntöisesti Kansallisarkistoon. Piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat luovutetaan asianomaisen alueen maakunta-arkistoon tai Kansallisarkistoon.

Ministeriöt, lukuun ottamatta ulkoministeriötä ja puolustusministeriötä, luovuttavat asiakirjansa Hallituskadun tutkijasaliKansallisarkiston Hallituskadun toimipisteeseen, jonne vastaanotetaan poikkeuksellisesti muutaman vuoden ikäisiä asiakirjoja. Suurin osa ministeriöiden 25 vuotta vanhemmista asiakirjoista siirretään edelleen Kansallisarkiston Rauhankadun toimipisteeseen. Puolustushallinnon asiakirjat luovutetaan Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteeseen. Ulkoministeriö vastaa toistaiseksi itse asiakirjojensa säilytyksestä.

Evankelis-luterilaisten seurakuntien arkistoja siirretään tapauskohtaisesti arkistolaitokseen erikseen sovittuina vapaaehtoisina talletuksina. Asiakirjojen omistusoikeus säilyy seurakunnilla. Suomen ortodoksinen kirkollishallitus ohjaa seurakuntia tallettamaan arkistonsa keskitetysti Mikkelin maakunta-arkistoon. Viranomaisilla on mahdollisuus tallettaa maksua vastaan mikrofilmiensä tallefilmit Mikkelin maakunta-arkiston valtakunnalliseen mikrofilmien varmuusarkistoon.

 

Ennakkotietojen selvittäminen

Asiakirjojen luovutuksesta sovittaessa arkistolaitoksen edustaja käy mahdollisuuksien mukaan tutustumassa luovutettavaksi suunniteltuun aineistoon ja siihen, miten sen kunto vastaa arkistolaitoksen määräyksen mukaista siirtokuntoa. Jos käynti ei ole esimerkiksi pitkien etäisyyksien takia tarkoituksenmukaista, luovutusprosessista sovitaan arkistolaitokseen toimitettujen tietojen perusteella.

Sopimista varten on hyvä selvittää mahdollisimman paljon ennakkotietoja luovutettavasta aineistosta (määrä, rajavuodet, sisältö, aineistoa koskevat seulontapäätökset). Samoin on hyvä selvittää, miten aineisto on järjestetty ja luetteloitu. Arkistolaitos auttaa tarvittaessa viranomaista mm. seulontapäätösten selvittämisessä (ks. Seulonta)

Ennakkotietojen keräämisessä voi käyttää apuna ns. siirtolomaketta. Jos aineistosta on laadittu luettelo, toimitetaan se arkistolaitokseen, vaikka se olisikin puutteellinen, sillä sen avulla voidaan hahmottaa aineiston määrää, rakennetta ja sisältöä.

 

Suunnitelmallinen toimintamalli

Saatujen tietojen perusteella rajataan luovutettava arkistokokonaisuus ja käydään läpi tehtävävaiheet, jotka tarvitaan aineistoon siirtokuntoon saattamiseksi. Valmisteluun ja toteuttamiseen on varattava riittävästi aikaa. Jo käynnistämisvaiheessa sovitaan alustava luovutusajankohta.

Luovutuksen aikatauluttaminen jäntevöittää valmistelua ja sitoo osapuolet tavoitteisiin. Kun puitteet on määritetty, pystyvät sekä aineiston luovuttaja että vastaanottaja suunnittelemaan ja resursoimaan luovutuksen toteutuksen. Luovutusprosessia suunniteltaessa on varmistettava valmistelutyön riittävät resurssit ja ammatillinen osaaminen sekä tarkoituksenmukaiset työtilat ja -välineet.

Jos luovutettavaksi suunniteltu aineisto on laaja, kaikkea ei tarvitse siirtää yhdellä kertaa. Aineisto voidaan tarvittaessa jakaa tarkoituksenmukaisiin kokonaisuuksiin. Tällöin lähtökohtana voi esimerkiksi olla, että vähiten toimenpiteitä edellyttävät aineistot luovutetaan ensin.

Viranomainen vastaa arkistoluovutuksen valmistelusta ja toteutuksesta. Arkistolaitoksen rooli on ohjaava. Erityistapauksissa voidaan sopia poikkeusjärjestelyistä, joissa arkistolaitos ottaa maksua vastaan hoitaakseen osan viranomaiselle kuuluvista lakisääteisistä tehtävistä. Arkistolaitos voi vastaaanottaa aineistoa maksulliseen säilytykseen tai järjestää sitä siirtomääräyksen mukaiseen kuntoon. Lisäksi arkistolaitosta voi konsultoida aineiston siirtokuntoon saattamiseen liittyvissä kysymyksissä. Tällöin vastaanottava arkistolaitoksen yksikkö voi esimerkiksi auttaa arkiston rakenteen määrittelyssä ja luetteloinnissa. Viranomaisen vastuulle jää asiakirjojen fyysinen järjestäminen luettelon mukaiseen järjestykseen.

Poikkeusjärjestelyt edellyttävät erillistä sopimusta. Sopimuksissa määritellään työn sisältö, kesto, kustannukset ja osapuolet. Poikkeusjärjestelyissä tulee erikseen sopia myös asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta ja kustannuksista, jos luovutettavat asiakirjat ovat 40 vuotta nuorempia. tietopalvelu niistä on arkistolaitoksessa viranomaiselle maksullista.

Yksityishenkilö voi luovuttaa viranomaisasiakirjat sellaisenaan. Arkistolaitos kunnostaa, seuloo, järjestää ja luetteloi aineiston parhaaksi katsomallaan tavalla. Aineistosta mahdollisesti poistettavia asiakirjoja ei palauteta takaisin luovuttajalle. Arkistolaitos säilyttää aineiston maksutta.

 

 



Materiaaleja:

Lisätietoja:

[ Takaisin alkuun ] [ Seuraava >> ]