Johdanto arrow Asiakirjaluovutuksiin liittyvää sanastoa
Asiakirjaluovutuksiin liittyvää sanastoa

Akti
Asiakirjavihko, samaa asiaa koskevien asiakirjojen muodostama kokonaisuus.

 

Arkisto
Yhteisön tehtävien hoitamisesta tai henkilön toiminnasta kertyneiden asiakirjojen tai asiakirjallisten tietojen kokonaisuus.

 

Arkistointi
Arkistointi on paperiasiakirjojen (tai fyysisessä säilytysmuodossa olevien) asiakirjojen liittämistä arkistoon asian käsittelyn päätyttyä. Asiakirjojen liittäminen arkistoon tarkoittaa niiden liittämistä sarjaan, johon ne arkistonmuodostussuunnitelman mukaan kuuluvat.

 

Arkistokaava
Pysyvästi säilytettävien paperiasiakirjojen (tai fyysisessä tallennemuodossa olevien pysyvästi säilytettävien asiakirjojen) luokitusjärjestelmä, joka ohjaa näiden asiakirjojen arkistointia ja osoittaa arkistonmuodostajan toiminnasta jäljelle jääneen arkiston rakenteen eli arkiston asiakirjasarjojen keskinäisen hierarkian.

 

Arkistoluettelo
Arkistonmuodostajan arkistokokonaisuudesta laadittu luettelo, jossa asiakirjat luetellaan arkistoyksikön tarkkuudella arkistokaavan mukaisessa järjestyksessä.

 

Arkistonmuodostaja
Yhteisö (virasto, laitos, järjestö tms.), jonka tehtävien hoitamisesta tai toiminnan tuloksena syntyy tai on syntynyt yksi tai useampi arkisto.

 

Arkistotunnus
Arkistotunnus eli signum on perinteisesti yhdistelmä kirjaimia ja numeroita erotettuna kaksoispisteellä (esimerkiksi Ea:123). Arkistotunnus identifioi arkistoyksikön ja osoittaa sen paikan arkistokaavan mukaan luetteloidussa arkistossa. Arkistotunnus on välttämätön päätearkistoon sijoitettuja asiakirjoja käytettäessä. Arkistossa ei voi olla kahta samalla tunnuksella varustettua arkistoyksikköä.

 

Arkistoyksikkö
Sarjaa pienempi sisällönkuvailukokonaisuus, joka saa oman arkistotunnuksen. Arkistoyksiköt määritellään viimeistään järjestämisvaiheessa tai kuvailua laadittaessa. Sarjaan sisältyy yleensä useita arkistoyksikköjä. Usein arkistoyksiköllä on samat tiedot kuin säilytysyksiköllä.

 

Kuvailu
Tiedot jotka identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston.

 

Luovutusluettelo eli reversaali
Luettelo arkistolaitokseen luovutettavista asiakirjoista

 

Luovutuksen ohjaaja
Luovutusprosessissa viranomaista ohjaava ja opastava arkistolaitoksen edustaja.

 

Nimiö
Säilytys- tai arkistoyksikön selkään tai kanteen tehty merkintä. Siitä ilmenee yksikön tunnistetiedot: arkistonmuodostaja, arkisto, yksikön sisältö, aikarajaus, mahdolliset tarkentavat tiedot, arkistotunnus sekä mahdolliset käyttörajoitukset.

 

Sarja
Muodoltaan, tehtävältään tai sisällöltään yhteenkuuluvien, määräjärjestyksessä olevien ja yhteisen nimikkeen omaava arkistoyksiköiden kokonaisuus. Asiakirjojen sijoittuminen asiakirjasarjoihin määräytyy arkistonmuodostussuunnitelman ja/tai arkistokaavan mukaan.

 

Säilytysväline
Säilytysväline suojaa asiakirjoja. Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysvälineen on oltava arkistokelpoista materiaalia. Säilytysvälineitä ovat mm. arkistokotelo, arkistolaatikko ja vaippalehti.

 

Säilytysyksikkö
Säilytysyksikkö on säilytysväline (esimerkiksi arkistokotelo, asiakirjasidos tai arkistolaatikko), johon arkistoyksikkö on sijoitettu. Se on säilytyksen perusyksikkö, jolla on aineiston käyttöönsaamiseksi välttämätön yksilöivä tunnus.

 

Tukisiiveke
Arkistokotelon rakenteeseen kuuluva osa, joka taitetaan kotelon sisään tukemaan toisaalta koteloa ja toisaalta sen sisällä olevia asiakirjoja.

 

[ Takaisin alkuun ]