Johdanto arrow Arkistosiirron toteuttaminen
Arkistosiirron toteuttaminen

Arkistosiirto on asiakirjojen fyysinen siirto eli kuljetus viranomaiselta arkistolaitokseen. Lopullinen siirtopäivä vahvistetaan aineiston valmistelun ollessa niin pitkällä, että päivämäärä voidaan sopia. Vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön luovutuksen ohjaaja määrittelee milloin lopullinen päivä pitää lyödä lukkoon. Yleensä puhutaan muutamista päivistä, enimmillään muutamista viikoista.

Siirtopäivästä sovittaessa arkistolaitos tarvitsee tiedot aineiston hyllymetrimäärästä ja poikkeuksellisen kokoisista ja muotoisista säilytysvälineistä (esimerkiksi foliokokoiset kotelot, suurikokoiset sidokset, isot kortistolaatikot, kartta- ja piirustusaineistot). Näillä tiedoin aineistolle voidaan varata oikein mitoitettu hylly- tai muu säilytystila.

Siirron toteuttamisesta eli asiakirjojen pakkaamisesta, kuljettamisesta ja hyllytyksestä vastaa luovuttava viranomainen. Aineisto on luovuttavan viranomaisen vastuulla koko siirtämisen ajan.

Asiakirjojen siirtämisen tehtävävaiheita ovat:

  • Pakkaaminen kuljetusta varten
  • Siirtäminen säilytystiloista ja pakkaaminen muuttoautoihin
  • Kuljettaminen viranomaisen tiloista arkistolaitoksen tiloihin
  • Purkaminen muuttoautoista ja siirtäminen säilytystiloihin
  • Hyllyttäminen

 

Useimmiten kannattavinta on antaa siirron toteuttaminen kuljetuksiin erikoistuneelle yritykselle. Tällä on muutto- ja kuljetusvälineistöä (esimerkiksi muuttolaatikot ja/tai -kaapit, muuttoautot, kuljetuskansiot) ja henkilöstöä (muuttomiehet). Yrityksillä on myös tarpeelliset vakuutukset mahdollisten tapaturmien varalle.

Mitä laajemmasta arkistosta on kyse, sitä suurempi hyöty kuljetusliikkeestä on. Ammattilaisilta isonkin aineistomäärän siirtämiseen tarvittavien resurssien arviointi sekä itse siirron toteuttaminen sujuvat joutuisasti. Kuljetusliikkeistä on hyvä tiedustella, millaista kokemusta niillä on asiakirjasiirroista.

Aineisto pakataan niin, että sen hyllyttäminen oikeaan järjestykseen arkistolaitoksessa käy nopeasti. Muuttolaatikot kannattaa numeroida hyllytysjärjestyksen mukaan. Hyllytysjärjestys seuraa arkistoluettelon mukaista järjestystä. Tarkemmat ohjeet hyllytysjärjestyksestä antaa luovutuksen ohjaaja. Pakattu aineisto on suojattava siirron ajan sateelta ja muilta ulkoisilta uhkatekijöiltä, eikä sitä saa jättää ilman valvontaa lukitsemattomiin tiloihin.

Hyvin laajojen siirtojen yhteydessä on etukäteen suunniteltava kuinka siirto toteutetaan. Siirretäänkö päivässä vain sen verran asiakirjoja kuin ehditään hyllyttää samana päivänä tai voidaanko hyllyttämättä jääneille asiakirjoille järjestää turvallinen sijoituspaikka seuraavan päivän hyllytystä varten.

Aineiston mukana arkistolaitokseen toimitetaan seuraavat asiakirjat:

  • Luovutusluettelo (Vakka Extranet -raportin toimittamisesta paperimuodossa sovitaan tapauskohtaisesti )
  • Viranomaisen täyttämä arkistolaitoksen lomake tai vastaava asiakirja (saatekirje), jossa on tiivistetyt tiedot luovutuksesta ja luovutettavista asiakirjoista (luovutuksen päivämäärä, allekirjoitukset, pääpiirteinen kuvaus asiakirjoista ja käyttörajoituksista)
  • Aineistoa koskevat henkilörekisteriselosteet

 

Makasiiniin sijoitettuja koteloitaOhjaaja tai muu arkistolaitoksen edustaja on vastaanottamassa luovutusta ja ohjaa sen toimittamista oikeaan säilytystilaan sekä hyllytystä arkistolaitoksen tiloissa. Hän ei osallistu varsinaiseen kuljetukseen tai hyllytykseen. Luovuttavan viranomaisen yhteyshenkilön on hyvä olla mukana arkistosiirrossa odottamattomien tilanteiden varalta.

Luovuttava viranomainen huolehtii kuljetusvälineiden palautuksesta, eivätkä ne jää arkistolaitoksen tiloihin.

Yksityishenkilön viranomaisasiakirjaluovutuksissa aineiston luovuttamistapa sovitaan aina etukäteen. Luovutus voidaan tehdä toimittamalla aineisto sovittuna ajankohtana arkistolaitoksen yksikköön. Aineiston voi myös toimittaa arkistolaitokseen sovittaessa postitse. Luovuttaja vastaa aineiston toimittamisesta ja siihen liittyvistä mahdollisista kustannuksista.

Myös yksityishenkilön viranomaisasiakirjaluovutukset edellyttävät aina luovutuslomakkeen täyttämistä. Luovutuslomake voidaan täyttää samalla kun aineisto toimitetaan arkistolaitokseen tai sen voi toimittaa täytettynä postitse aineiston mukana. Luovutuslomakkeen voi tulostaa tästä linkistä.

Arkistolaitos lähettää aineiston luovuttajalle vahvistuksen luovutuksen vastaanottamisesta, kun aineiston käsittely on saatu päätökseen.

 



Materiaalit:

 

[ Takaisin alkuun ] [ Seuraava >> ]