Johdanto arrow Viranomaisasiakirjojen luovuttamisen edellytykset
Viranomaisasiakirjojen luovuttamisen edellytykset

Viranomaisasiakirjojen luovuttaminen arkistolaitokseen perustuu arkistolakiin (831/1994, 14 §) ja arkistolaitoksen määräykseen (Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen. Määräys 9.2.2007, KA/189/40/2007).

Luovuttamisen pääedellytykset ovat:

  • Viranomaisella on arkistolain määrittelemä asiakirjojen siirtovelvollisuus
  • Asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä
  • Asiakirjat ovat vähintään 40 vuotta vanhoja
  • Viranomainen ei tarvitse asiakirjoja enää toiminnassaan
  • Asiakirjat ovat siirtokunnossa eli ne on järjestetty ja luetteloitu arkistolaitoksen määräyksen mukaisesti

Luovutukset tapahtuvat pääsääntöisesti 10 vuoden välein. Tarkemmasta aineiston rajauksesta päätetään tapauskohtaisesti.

Kun 40 vuotta ja sitä vanhemmat asiakirjat luovutetaan arkistolaitokseen, siirtyvät ne samalla arkistolaitoksen omistukseen eikä niiden säilyttämisestä tai muista toimenpiteistä aiheudu siirtäneelle viranomaiselle kustannuksia luovutuksen päätyttyä.

Yleensä 40 vuotta vanhempia asiakirjoja ei enää tarvita virkatoiminnassa. Arkistolaitos voi perustelluista syistä ottaa vastaan myös 40 vuotta nuorempia asiakirjoja. Tällaisia syitä ovat esimerkiksi aineiston luovuttaminen arkistolaitokseen ajallisesti kattavina kokonaisuuksina tai viranomaisen toiminnan päättyminen niin, ettei sen toiminnalla ole jatkajaa. Mikäli 40 vuotta nuorempien asiakirjojen siirron peruste on muu kuin toiminnan päättyminen, on asiakirjojen säilyttäminen arkistolaitoksessa maksullista ja edellyttää erillistä sopimusta.

Asiakirjojen luovuttamista arkistolaitokseen organisaatiomuutoksen tai viranomaisen toiminnan päättymisen takia on käsitelty tarkemmin Asiakirjahallinnon oppaassa valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin.

Siirtoikäiset asiakirjat tulee luovuttaa arkistolaitokseen mahdollisimman pian. Merkittävästi 40 vuotta vanhempien asiakirjojen säilyttämiseen viranomaisen hallussa tarvitaan arkistolaitoksen päätös, joka tehdään viranomaisen esityksen perusteella. Edellytyksenä erillispäätöksen saamiselle on se, että asiakirjoja tarvitaan edelleen jokapäiväisten viranomaistehtävien hoidossa. Lupia on myönnetty muutamille tutkimuslaitoksille, joiden toiminta perustuu pitkäaikaisille havainnoille sekä eräille viranomaisille, jotka suorittavat pitkän aikavälin viranomaisvalvontaa tai vastaavat kansallisen infrastruktuurin ylläpidosta.

Arkistolaitokseen voi siirtää myös muiden kuin siirtovelvollisiksi määrättyjen arkistonmuodostajien asiakirjoja. Tällöin kyse ei kuitenkaan ole varsinaisesta luovutuksesta, vaan arkistotilan vuokraamisesta tai talletussopimuksesta, jonka ehdot ja kesto määritellään erillisellä sopimuksella. Näiden järjestelyiden edellytyksenä on aina, että kyseisellä arkistolaitoksen yksiköllä on riittävästi säilytyskapasiteettia tilojen vuokraamiseen.

Kukin maakunta-arkisto ottaa vastaan oman alueensa aluehallinnon sekä valtiollisen piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat. Kansallisarkistoon siirretään valtion keskushallinnon sekä pääkaupunkiseudun (Helsinki, Espoo, Vantaa ja Kauniainen) valtiollisen piiri- ja paikallishallinnon asiakirjat. Ks. Piirijako.

 



Lisätietoja:

 

[ Takaisin alkuun ] [ Seuraava >> ]