Johdanto arrow Asiakirjojen järjestäminen luovutuskuntoon
Asiakirjojen järjestäminen luovutuskuntoon

Asiakirjojen luovutuksen ollessa lakisääteistä siihen velvoitettujen viranomaisten on varattava luovutusprosessiin aikaa ja henkilöstöä. Asiakirjojen valmistelu luovutuskuntoon vie luovutusprosessissa yleensä eniten aikaa. Toimenpiteet riippuvat aineiston kunnosta. Aineisto saattaa toki olla jo siirtokunnossa tai edellyttää vain vähäistä valmistelua. Usein on kuitenkin aloitettava seulonnasta ja järjestämisestä. Asiakirjojen kunnon lisäksi toiminnan organisointi, resurssit ja luovutusvalmistelukokemus vaikuttavat valmisteluun.


Arkistolaitos edellyttää arkistolain (831/1994, 16 §) nojalla valtionviranomaisten järjestävän ja luetteloivan pysyvästi säilytettävät asiakirjat arkistolaitoksen ohjeiden mukaan. Julkisuuslain (621/1999, 18 §) mukaan hyvä tiedonhallintatapa vaatii viranomaisen asiakirjojen vaivatonta esille saantia.

 

Järjestämis- ja luettelointiohjeet edellyttävät, että aineisto on:

•  kartoitettu (sijoituspaikat ja määrä)
•  seulottu
•  järjestetty
•  koteloitu
•  nimiöity
•  luetteloitu
•  varustettu salassapitomerkinnöin

 



Lisätietoja:

[ Seuraava >> ]