Johdanto arrow Arkistokelpoiset säilytysvälineet
Arkistokelpoiset säilytysvälineet

Arkistolain (831/1994, § 11)  mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen kuten arkistolaitos erikseen määrää.

 


 


Arkistokelpoinen paperi

Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on laadittava arkistokelpoiselle paperille arkistokelpoisella menetelmällä. Arkistopaperin tulee kestää mm. valoa, kopioimista ja käyttöä (taittamista ja kulumista). Arkistopaperin kriteerit määritellään Suomen Standardoimisliiton standardissa SFS 5453/1988 Paperi ja kartonki. Arkistosäilytykseen tarkoitetut paperit ja kartongit. (maksullinen)

 


 


Säilytysvälineet

Pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulee säilyttää arkistokelpoisissa säilytysvälineissä. Asiakirjaluovutusta valmisteltaessa säilytysvälineet, jotka eivät täytä vaatimuksia, tulee korvata asianmukaisilla. Säilytysvälineitä ovat asiakirjojen arkistokotelot ja -laatikot, suojalehdet sekä erilaiset erityisaineistojen säilytykseen tarkoitetut suojapaperit ja arkistokotelot.

Säilytysvälineet suojaavat asiakirjoja sekä säilytyksen ja siirtämisen että luovutuksen jälkeisessä säilytyksessä ja tietopalvelussa.

Hyvä säilytysväline suojaa asiakirjoja pölyltä, valolta ja jossain määrin olosuhteiden vaihtelulta. Sen materiaali on ph-neutraalia, eikä se happamoita asiakirjoja.

Asiakirjaluovutuksessa hyväksytty koteloKotelot

• standardin SFS 4117 mukainen yhdestä kartongista taitettu umpinainen kotelo, johon ei jää suljettuna aukkoja
• valmistusmateriaalina  vähintään 1,5 mm:n voimapahvi
• nauhakiinnitys tai nauha-nappi -kiinnitys
• kotelon suurimmaksi leveydeksi suositellaan korkeintaan 10 cm
• HUOM! Uusia koteloita hankittaessa suositellaan koteloita, joiden valmistusmateriaalina on vähintään 1,4 mm kartonki, ja joka täyttää ISO 16245 standardin A-tyypin kriteerit

 

Asiakirjaluovutuksissa hyväksytty kortistolaatikko

• kartongista taiteltu laatikko, johon ei jää suljettuna aukkoja
• valmistusmateriaalina vähintään 1,5 mm:n voimapahvi

Arkistokotelo-ohjeistus katso Suomen Standardoimisliiton standardi SFS 4117/1978 Asiakirjojen säilytysvälineet. (maksullinen)

Arkistolaitos on mukana kehittämässä uutta arkistokelpoisuuskriteerit täyttävää arkistokoteloa. Säilytysvälineitä koskevista uudistuksista tiedotetaan ohjeistuksen muuttuessa.

Seuraavat säilytysvälineet eivät täytä arkistokelpoisuusvaatimuksia

  • mapit, rengaskansiot, muilla kiinnitysmekanismeilla varustetut kansiot
    • syy: avonaisuus, muovi- ja metallimateriaalit
  • avoimet voimapahvikotelot
    • syy: avonaisuus
  • ohuet, usein harmaat, 1 mm voimapahvista tehdyt kotelot
    • syyt: eivät tarpeeksi tukevia
    • tätä materiaalia markkinoidaan usein virheellisesti arkistokelpoisena
    • materiaalin heikkous käy ilmi sitä käsin tunnustelemalla
  • yli 10 cm leveät voimapahvikotelot
    • syy: eivät tarpeeksi tukevia
  • puiset ja muoviset kortistolaatikostot
    • syy: materiaali


Ehjiä asiakirjasidoksia ei koteloida. Huonokuntoiset sidokset koteloidaan. Muutoin ne vaurioituvat käytössä valon ja pölyn vuoksi.

[ Takaisin alkuun ]

 



Asiakirjojen liittäminen

Tarvittaessa asiakirjat voidaan liittää yhteen:Kanttinauha

  • nauhoilla
    • rei’itetyt asiakirjat; puuvillanauha (esimerkiksi kanttinauha)
  • suoja- tai vaippalehdellä
  • neulomalla
    • puuvillalanka
    • liiman on oltava arkistokelpoista eli neutraalia ja kestävää
    • vain kupariniitit ovat sallittuja pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa
    • niittien käyttöä tulee välttää mahdollisuuksien mukaan
  • sinettisiteellä
  • liimasidonnalla
  • nitomalla


Liittämistapaa valittaessa huomioidaan asiakirjatyypille sopivin vaihtoehto, asiakirjojen käyttö ja mahdollinen kopiointitarve. Vain samaan arkistoyksikköön kuuluvat asiakirjat saa liittää yhteen.

[ Takaisin alkuun ]

 



Suojapaperi

Suojapaperin ensisijainen tehtävä on suojata asiakirjoja. Asiakirjat suojataan suojalehdillä (vaippalehdillä) ennen arkistokoteloon sijoittamista. Ainakin kotelon ensimmäisessä ja viimeisessä asiakirjavihkossa/asiakirjassa tulee olla suojapaperi. Suojalehtien väliin laitetaan tapauskohtaisesti joko yksi asiakirja/akti tai useita asiakirjoja/akteja. Suojalehtien käytössä on kuitenkin oltava kohtuullinen. Suojalehteen tulee merkitä aineiston yksilöivä tieto, esimerkiksi arkistoyksikön tunnus. Siihen voidaan tarvittaessa tehdä muita merkintöjä esimerkiksi salassapidosta. Samassa kotelossa olevat eri arkistoyksiköt tulisi erottaa toisistaan vaippalehdillä. Yksi arkistoyksikkö voidaan jakaa useampaan suojalehteen tarpeen vaatiessa. Merkinnät tehdään ennen asiakirjojen laittoa suojalehden väliin.


Suojapaperi eli vaippalehti

• happamuudeltaan ph-neutraali
•  tarpeeksi iso ja vahva suojatakseen sisään jäävät asiakirjat
•  suojapaperi valitaan aineiston suurimman asiakirjan mukaan

Arkistolaitos on mukana kehittämässä uutta suojapaperia. Uutuus täyttää arkistokelpoisuusvaatimukset perinteistä suojapaperia paremmin. Uudistuksista tiedotetaan erikseen.

Suojapaperista ohjeistetaan Suomen Standardoimisliiton standardissa SFS 5453/1988 Paperi ja kartonki. Arkistosäilytykseen tarkoitetut paperit ja kartongit. (maksullinen)

[ Takaisin alkuun ]

 



Koteloiden ja laatikoiden täyttö

Säilytysvälineet valitaan aineiston mukaan. Tällöin säilytysvälineiden asianmukainen täyttäminen on mahdollista. Vanhoja koteloita ei tule käyttää uudelleen.

Kotelon täyttäminenArkistokoteloita on saatavilla eri levyisinä ja kokoisina (A4 ja folio). Asiakirjoille otetaan sopivan kokoinen kotelo. Tämä valitaan aineiston suurimman asiakirjan mukaan. Koteloa ei saa jättää liian tyhjäksi. Tällöin asiakirjat valuvat ja taipuvat. Kotelo ei saa olla myöskään liian täysi, koska silloin asiakirjat puristuvat, taittuvat ja murtuvat. Koteloiden sisällä olevat tukisiivekkeet ovat oikein täytetyssä kotelossa samalla tasolla kuin kotelossa olevan asiakirjanipun korkein kohta. Jos asiakirjat ovat esimerkiksi sitomisen takia toisesta reunasta paksumpia kuin toisesta, voidaan osa asiakirjoista sijoittaa koteloon toisin päin. Näin kotelo saadaan täytettyä tasaisesti.

Väärin täytetty kotelo.Oikein täytetty kotelo ei ”hölsky” ravistettaessa eikä pullota ja avatussa kotelossa kansi pysyy omalla painollaan kiinni.  Kotelot täytetään niin, että ne ovat oikeakätisten avatessa heti luettavissa eli luettelon mukaan ensimmäiset asiakirjat ovat päällimmäisinä kotelossa.

Jos asiakirjat tai osa niistä on laadittu foliokokoiselle paperille, niitä ei saa sijoittaa A4-kokoiseen arkistokoteloon. Foliokokoiset asiakirjat on laitettava foliokokoisiin arkistokoteloihin. Foliokokoa suuremmille asiakirjoille hankitaan ensisijaisesti erikoiskokoiset kotelot tai ne suojustetaan luovutuksen ohjaajan antaman erillisen ohjeen mukaan.

Kortistolaatikoita on myös saatavissa erikokoisina. Kortistoille valitaan laatikko, joka on mahdollisimman lähellä korttien kokoa. Laatikot täytetään niin, että kortit pysyvät kallistumatta pystyssä, mutta eivät ole puristuksissa. Kortit on voitava ottaa pois ja palauttaa laatikkoon vahingoittamattomina. Kortistolaatikon asemesta kortit voidaan koteloida. Tällöin kortit niputetaan puuvillanauhalla sopiviksi nipuiksi, joiden päälle laitetaan tunnistetiedot. Yhteen koteloon voidaan sijoittaa useita nippuja päällekkäin.

Erityisaineistoille on omia säilytysvälineitä.  Näistä katso tarkemmin oppikirjasta  Arkistot – Yhteiskunnan toimiva muisti -teoksen luvusta 5.2. Erityisaineistojen säilyttäminen.


Valokuvien säilytykseen soveltuvat valokuva-aktiviteettitestin (Photographic Activity Test) läpäisseet paperimateriaalit (ISO-standardi 14523).

[ Takaisin alkuun ]

 


 

Lisätietoja:

[ Takaisin alkuun ]

 



Nimiöinti

Luetteloinnin yhteydessä asiakirjojen säilytysvälineet nimiöidään. Toisin sanoen niihin merkitään aineiston tunnistamisen ja hallinnan kannalta keskeiset luettelotiedot.

Jos luettelointi on tehty Vakka Extranet -ohjelmalla, ohjelmasta tulostetaan valmiit arkistolaitoksen vaatimukset täyttävät nimiöt. Muutoin nimiöt voi laatia tekstinkäsittelyohjelmalla ja tulostaa paperille.

Nimiöiden sisältö riippuu arkiston laajuudesta ja rakenteesta. Välttämättömiä nimiötietoja ovat

• arkistonmuodostaja alanimekkeineenNimiö
• sarjanimeke/tai muu tietosisältötieto
• rajavuodet
• arkistotunnus (signum)
• käyttörajoitukset

 

Jos samalla arkistonmuodostajalla on useita arkistoja, nimiöön merkitään myös kyseisen arkiston nimi. Nimiöön voidaan laittaa muitakin asiakirjojen käytön kannalta keskeisiä tietoja, kuten diaarinumeroita tai vastaavia. Nimiöihin ei  kuitenkaan merkitä suurta määrää tietoa. Arkistoluettelohan on aineiston hallinnan ensisijainen väline.

Nimiöt kiinnitetään säilytysvälineisiin arkistokelpoisella liimalla. Tavalliset toimistotarvikeliimat eivät täytä arkistokelpoisuusvaatimusta.

Toimistokäyttöön tarkoitetut valmistarrat eivät ole arkistokelpoisia.Nimiö


Nimiöiden paikka säilytysvälineissä

• arkistokoteloihin selkämykseen 9,5 cm:n korkeudelle kotelon alareunasta
• Jos kotelo on nimiötä kapeampi, nimiö kiinnitetään 1,5 cm:n korkeudelle kotelon etukannen vasempaan reunaan. Tämän lisäksi arkistotunnus olisi hyvä laitaa myös selkämykseen.
• Arkistolaatikoihin nimiö kiinnitetään niin, että se on selkeästi luettavissa hyllyssä olevasta kotelosta
• Vaakasäilytyksessä nimiö liimataan säilytysyksikköön 1½ cm:n korkeudelle kotelon tai laatikon alareunasta sivun keskivaiheille
• Sidoksiin, joiden selkään nimiön kiinnitys ei ole mahdollista, nimiö laitetaan etukanteen tai sen sisäpuolelle vasempaan alareunaan.Nimiö


Nimiön koko riippuu säilytysvälineen mitoista ja nimiöön kirjoitetuista tiedoista. Nimiöt on sijoitettava koko arkistoon yhdenmukaisella tavalla ja helposti luettavassa muodossa.

Jos nimiöön ei sisälly käyttörajoitustietoa, se merkitään kotelon selkään asianmukaisella leimalla. Nimiötiedot voidaan merkitä suoraankin säilytysyksikön selkään arkistokelpoisella kynällä selkeästi ja yksiselitteisesti.

[ Takaisin alkuun ] [ Seuraava >> ]

 



Lisätietoja:

 

 

[ Takaisin alkuun ] [ Seuraava >> ]