|
Siirto-opas on laadittu auttamaan viranomaisia paperiasiakirjojen luovuttamisessa arkistolaitokseen. Sivusto seuraa luovutusprosessin etenemistä vaihe vaiheelta ja sivuilla määritellään kuhunkin vaiheeseen liittyvät tehtävät, työnjako, käytännön toteuttamismallit sekä tarvittavat liiteaineistot. Sivusto pyrkii vastaamaan useimmin esitettyihin luovutuksiin liittyviin kysymyksiin.
Asiakirjojen luovuttamisesta säädetään arkistolaissa (831/1994, 14 §) ja arkistolaitoksen määräyksessä (Asiakirjojen siirtäminen arkistolaitokseen (9.2.2007, KA/189/40/2007)). Määräyksessä on esitetty vähimmäisvaatimukset asiakirjojen siirtokunnolle. Siirto-oppaassa määräyksen vaatimuksia avataan ja konkretisoidaan asiakirjojen luovutukseen liittyviä menettelytapoja.
Viranomainen vastaa asiakirjojensa saattamisesta arkistolaitoksen määräyksen mukaiseen siirtokuntoon, niiden siirtämisestä sekä siitä koituvista kustannuksista. Arkistolaitos ohjaa, neuvoo ja tarjoaa työkaluja viranomaisen arkistoluovutuksen valmisteluun sekä suunnittelee yhteistyössä viranomaisen kanssa kunkin luovutuksen yksityiskohtaisen toteuttamistavan ja aikataulun.
Organisaatiomuutostilanteisiin arkistolaitos on laatinut erillisen oppaan: Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin.
Asiakirjasiirtojen yksityiskohtaisesta ohjauksesta vastaa luovutuksen vastaanottava arkistolaitoksen yksikkö. Viranomaisen tulee kaikissa luovutuksiin ja siirtoihin liittyvissä kysymyksissä kääntyä oman alueensa arkistolaitoksen yksikön puoleen. Arkistolaitos arvioi tapauskohtaisesti asiakirjojen luovutuskriteerien täyttymistä, siirtovalmiutta sekä asiakirjojen oikeaa sijoituspaikkaa. Arkistolaitoksen yksiköt järjestävät myös asiakirjaluovutuksiin liittyvää koulutusta ja teemapäiviä.
Yksityisarkistoihin liittyvissä asiakirjaluovutuksissa ja -talletuksissa voi kääntyä Kansallisarkiston yksityisarkistoyksikön tai maakunta-arkiston puoleen.
Lisätietoja:
[ Takaisin alkuun ] [ Seuraava >> ] |
